Y公司财务管理中心财务事项审批控制的优化探讨

本文是一篇财务管理论文，本文分别分析了出现这些问题的原因，包括：人为干预系统和过于相信 OCR 识别技术、中银保信平台与国税平台的选择和使用存在困难、业务系统与财务系统的审批流程过长和沟通不及时、Y 公司财务管理中心的审批人员不足、企业自研的开发票管理系统存在问题。

第 1 章  绪论

1.1 研究背景及意义
1.1.1 研究背景
在信息化时代，自动化不断发展的今天，各行各业都在研究和开发针对企业运行的便捷功能和程序，尽可能的在一些审批环节提供方便，提高审批效率，提升人员利用率。然而，由于大数据是一种新兴的事物，很多技术上的不成熟以及人力和自动化的衔接和平衡难以掌握，导致企业在进行审批的过程中出现一些大大小小的漏洞和问题。这些问题的出现，正体现出内部控制强大的作用力以及内部控制制度的完善和执行的重要性。
Y 公司是一个大型的集团公司，在进行自动化的程序研发和试用阶段，出现了些许自动控制与传统内部控制的矛盾冲突。由于自动控制的引入，使得原本的传统的内部控制产生了一些问题，如何解决新技术引进导致原来较完善的审批流程控制产生的漏洞。如何将自动控制与传统的内部控制进行完美融合成为 Y 公司目前要解决问题的方向，也是 Y 公司财务管理中心现阶段的首要任务。
1.1.2 研究意义
1.理论意义
内部控制理论是内部控制方法的基础和载体，目前我们沿用的内部控制方法一般是 COSO 内部控制框架，这也是经过很多年的实践被认可的。在这个自动控制的趋势，伴随着大数据环境的覆盖，内部控制的制度和理论都将会有所变动和调整，才能更好地让内部控制为企业的工作服务。本文通过对 Y 公司财务管理中心在进行自动化控制转变过程时发生的财务审批事项出现的各个问题进行研究，寻求内部控制存在的漏洞，并找到解决的方法。希望能够对内部控制的制度、流程等等进行优化，也能为内部控制理论的完善和适应时代的变更提供帮助。

1.2  研究方法及内容
1.2.1 研究方法
本文采用案例研究法、文献研究法、调查法、观察法等研究方法进行研究。根据近一年在工作过程中的观察，通过在日常生活中与公司的员工和主管等人的沟通和交流。结合 Y 公司财务管理中心的实际情况以及在日常工作中遇到的问题，参考后文所附的论文、期刊、书籍中写的与本文案例情况相关的知识，从内部控制的整体角度以及 COSO 框架中内部控制五要素中的部分角度出发，分析产生这些问题的原因所在。并针对导致问题发生的原因从系统、审批流程和内部控制要素入手提出一项或多项可行的建议。
1.案例研究法
案例研究法是以某个研究对象为例，加以调查分析等，结合自己研究的角度对自己寻找到的问题进行研究的方法。本文以 Y 公司财务管理中心中发生的与财务事项审批相关的问题为案例入手进行研究，并希望对该研究对象的研究成果能够给其他遇到相关问题的公司提供帮助。
2.文献研究法
文献研究法是依据一定的科学研究目地或课题研究，通过调查参考文献来获得资料，从而全面地、恰当地了解把握所要研究问题的一种方式。本文通过阅读大量期刊、书籍等对 Y 公司财务管理中心在财务审批过程中出现的进行由人工审批向系统自动审批转化过程中出现的内部控制相关的问题进行分析和研究。
3.调查法
调查法是科研中最常见的方式之一，这是有目的、有方案、有系统化收集相关科学研究目标现实情况或历史状况的原材料的方式。调查方法是科研中常见的基础研究法。在对 Y 公司财务管理中心的问题研究中，对出现的内部控制相关问题产生的实际原因进行简单调查，并从内部控制的角度进行探索和研究。

第 2 章  相关概念界定及理论基础

2.1  概念界定
2.1.1  自动控制的概念
自动化（Automation）是指研制系统代替人或辅助人去完成人类生产、生活和管理活动中的特定任务，减少和减轻人的体力和脑力劳动，提高工作效率、效益和效果。本文中的自动化是指利用系统的校验减少会计审核的工作量，利用设计好的平台和程序对包含可以抵扣的增值税专用发票和带有“通行费”字样的增值税电子普通发票这两种发票的单据进行有一定条件的自动审核，并进一步决定是否取消专票认证岗位的人工操作，由系统自动完成。
自动控制是一种现代工业、制造业等生产领域中机械电气一体自动化集成控制技术和理论。自动化控制包括半自动化与全自动化，例如：机器、设备可以按照生产的要求和目的，进行自动化生产。在全自动化控制情况，人只需要作为操作员，确定控制的要求和程序，不用直接参与生产过程的控制技术；若是半自动化控制的话，则需要人通过设施、设备、机械、仪器或手工等劳动力的参与。本文中的自动化控制是指为了实现专票认证岗位工作的自动化而设计的审批流程的控制，在进行自动化审批需要注意的事项、需要控制的节点等。比如什么情况下可以进行自动审批，什么情况下需要“暂挂”，要“暂挂”多久才可以重新进入自动化的审批流程，什么情况下进行人工的审批等。目前专票认证的工作，无法实现全自动化，只能设计半自动化，利用系统审批大部分内容比较单一的报销单据，相对复杂的报销单据则需要人工进行操作。

2.2 理论基础
2.2.1  内部控制理论
企业内部控制的内容主要指的就是有关部门依照相关的管理制度来对企业内各类生产经营活动进行科学管理，从而实现对企业内部运营状态的有效掌控。通常情况下，企业的内部控制主要包括两大方面：（1）内部会计方面，即为了尽可能降低企业财务信息的损失概率，增加企业会计工作的安全系数，有关部门所采取的有针对性的控制方法（2）内部管理方面，即有关部门为了更好更快地实现企业的发展目标，对企业经营及生产活动所采取的一系列控制措施。
COSO 内部控制整体框架的内容：该报告的核心内容是内部控制的定义、目标和要素。报告中提出的观点超越了内控思想的以往理论——内部牵制、内部控制制度和内部控制结构等理论。报告认为，内部控制是由董事、管理层及其他人员在公司内进行的，旨在为经营的有效性、财务报告的可靠性、适用法律法规的遵循性提供合理保证的过程。实际上，内部控制是为了确保组织的最高层参与到整个机构的运作中，以实现组织目标。而所谓的可靠性则指财务报告的一致性、可比性以及选择适当的会计处理方法。
为了实现内部控制的有效性，需要下列五个方面的要素支持:控制环境、风险评估、控制活动、信息与交流和监测。
第 3 章 Y 公司财务管理中心财务事项审批情况介绍 ................. 10
3.1 Y 公司财务管理中心情况介绍 ............................. 10
3.2 Y 公司财务管理中心的组织架构 ........................... 10
3.3 Y 公司财务管理中心的权责分工 ........................... 12
第 4 章 Y 公司财务管理中心财务事项审批时出现的问题 ............. 23
4.1 报销单据中附件不合格就被审批通过....................... 23
4.2 专票认证工作堆积及工作时无法获取充足数据............... 24
4.3 出现出纳付款不及时和自动付款失败转线下的情况........... 25
第 5 章  Y 公司财务管理中心财务事项审批问题的原因分析 ....................... 28
5.1 人为干预附件识别系统和过于相信 OCR 识别技术............. 28
5.2 为专票认证提供数据的平台存在问题....................... 28
5.3 审批流程过长和沟通不及时导致付款问题................... 29

第 6 章 Y 公司财务管理中心财务事项审批优化建议

6.1  从系统入手进行优化
系统的完善是保证内部控制能够有效运行的有效措施，它可以强制要求工作人员按照既定要求完成工作。如果没有按照要求的规则完成相应的工作，那么这一环节的工作就没办法完成。在财务审批事项审批系统中加入“校验”程序，如核对和检查员工是否按照规则完成，他的工作完成的是不是准确。专票认证实行自动控制审批外加人工的辅助，也能够让这项工作可以迅速的完成，相应的解放这个相对简单的工作岗位的劳动力。
6.1.1  优化财务事项审批系统校验程序
会计审核环节如果仅仅是人工审核，毕竟人不是机器，总会有疲惫或是马虎大意的情况，也就会出现一些没注意的地方或者漏审的细微之处。可以优化原有的校验程序，对一些细微之处进行系统的比对和校验。校验通过的单据由于已经通过系统自动化的审批控制流程校验过一次，就可以直接批量审批通过，检验失败或未经校验的单据进行人工审核。校验的附件为上传的发票联，将 OCR 识别出的发票联内容与单据上的明细区、付款区等栏目中的内容进行比对。
校验的项目包括：发票识别、发票超期、金额校验、开票项目、收款信息、发票重复、修改/录入这几个项目。 “发票识别”校验主要是为了筛选出错误发票、作废发票、红冲发票、未验真发票，使得流入审批环节的发票都是正确无误的发票。
“发票超期”的校验是为了确保报销单据中的发票的开票日期与单据建立日期之间的间隔不超过一个月，若超过一个月且没有其他附件，会计审核人员可以不用打开单据就可以直接退回了。因为这种情况一定没有上传发票超期的 OA 审批事件报告单截图，节省了打开单据并下载附件进行审核的工序，提高了审批效率。
“金额校验”是保证报销的金额与发票金额的一致性。若发票金额大于单据金额，原始单据扫描人员可以提交单据，但是在校验的界面会给会计审批人员提示；若发票金额小于单据金额，原始单据扫描人员无法提交单据。
“开票项目”校验是确定发票开具的项目是不是正确合理。例如消费信贷手续费中的发票项目应该为“现代服务—服务费”，若出现其他开票项目，则校验不通过。
第 7 章  结论与展望
本文从内部控制角度出发，结合 Y 公司财务管理中心实际遇到的问题、状况以及在自动化方面将要努力的方向这样的现实例子，发现在整个财务费用审批过程中会出现如下问题：单据附件不合格就被审批通过、专票认证环节的工作量大并且没有充足数据、审批后出纳进行付款时出现问题、会计初审岗的工作堆积过多不能及时完成、开发票工作中内部控制管理不完善。分别分析了出现这些问题的原因，包括：人为干预系统和过于相信 OCR 识别技术、中银保信平台与国税平台的选择和使用存在困难、业务系统与财务系统的审批流程过长和沟通不及时、Y 公司财务管理中心的审批人员不足、企业自研的开发票管理系统存在问题。针对种种原因提供了解决对策和优化建议，这些建议包括：可以在自动化控制中设置校验程序尽量避免人为干预系统等问题；针对专票认证环节的简单工作，可以将专票认证环节的工作进行半自动化，设计一套配套的自动化的审批流程；针对审批流程过长的问题，可以将部分审批流程前置，并与“业财融合”结合起来应用，尽量提高财务审批效率；而费用付款失败的情况就要加强人员之间的信息沟通，并设定了基本的金额标准；工作堆积过多也是内部控制人员分工存在问题，也有一部分原因是人员不足，使得每个初审人员要负责多家公司的业务，可以增加审批人员并重新分配初审人员的工作任务；对于开发票是出现的内部控制设计问题就需要对企业自研的开发票管理系统进行完善。
这些建议都是在寻找在自动化控制和传统内部控制之间的结合以及二者的平衡点，尽可能朝着自动化这个大趋势靠拢。同时也是在自动化新起的条件下，尽量找到可能因内部控制的形式改变可能带来的重要节点和问题点。也希望文中提出来的建议能够对于对未来财务行业的自动化发展提供一定的思路，也为规避因自动化审批的新兴而产生的漏洞带来帮助。
参考文献（略）