供应链环境下X公司的采购管理研究

 

1.1  研究背景  

 自从进入二十一世纪以来，随着通讯和运输技术的进一步发展，产业分工在世界范围内进一步深化和细化，公司对外包生产经营越来越深的依赖，传统的采购管理机制已难以适应现代化企业的发展要求。作为“工业中的工业”的汽车产业的重要支撑，汽车配件产业更是对采购管理提出了极高的要求。客观的市场环境要求汽车零部件企业必须不断采取措施，优化采购管理流程，提高采购管理绩效，以获取市场竞争的优势。随着世界经济的不断发展，作为经济重要组成部分的汽车配件外贸企业，尤其是科技含量相对来说比较中低端的制造型企业面临着越来越严峻的考验，伴随着人工成本的相对提高，使得汽配企业步履维艰，利润越来越稀薄，而从整个供应链来看，并非生产的汽车配件产品本身价值不高，而是因为我们在整个供应链的最低端，相当一部分丰厚的利润被国外的掌握着批发零售渠道的经销商和贸易商们瓜分殆尽，而留给我们仅仅是一些微薄的残羹冷炙。另外，经济的全球化，新兴产业的崛起，科技的突飞猛进，分工的专业化，精细化等等在最大限度满足市场需求的同时，也带来了企业竞争的加剧与产业结构的调整；同时，客户需求的多样性，不确定性和价格竞争的残酷性等都迫使企业不得不快速调整经营战略，再造供应链体系尤其是采购供应模块来顺应新环境的需求。正是在这样的危机下，汽配外贸企业需要不断探索一种更有效的供应链模式，能最大化企业在整个供应链中的价值比重，以更有效的投入和调整实现最大价值贡献。具体到企业而言，就是在日益激烈的市场竞争中，能尽量缩短供应链的长度，提升采购供应模块的运行效率；与此同时，企业能实现利润价值的最大化。 

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1.2  研究意义

采购管理是生产型企业运营中非常重要的一部分，外包的比例在每一个环节都相当大。作为汽车的重要以及主要的组成部分，零部件成本对于汽车产业的重要性是可想而知的，而原材料和配件的采购成本是它的价格组成的重要因素，因此降低采购成本对这些企业的生存和发展具有重大意义。本文选取汽配外贸企业 X公司为例进行分析，无论是从理论层面上还是从公司实际发展战略层面,改进采购管理模块从而提高产品利润、快速反应市场需求，并最终提高企业的综合竞争能力都有着非常重要的理论和现实意义。同时希望能在此基础上,构建汽配外贸企业新的采购管理方法,改善 X 公司订单管理,研究适合供应链环境的供应商选择方法，以期能够对这一类的配件公司的釆购管理有所启示和帮助。 

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第二章 供应链及采购管理理论

 

2.1  供应链管理理论概述 

根据交通运输部对供应链的定义：依托以互联网为代表的信息技术统筹、配置物流、现金流、信息流等资源并采取科学合理的管理方法调配和周转活动[13]。供应链管理要求企业之间进行“强强联合”，建立长期合作伙伴关系， 将非核心业务委托给专业公司来完成，本身将有限资源运用到核心业务上，通过业务流程改造，持续增强企业综合竞争力，同时从双赢角度，还能为供应链上其他企业创造更好的竞争环境，实现共同发展。在下图 2-1 中，我们给出企业供应链上不同企业之间的关系图，从中可以看出，一条完善的供应链覆盖了企业经营的产、供、销等所有环节。 信息共享是供应链管理实际运用中重要基础条件之一。供应链管理需要企业在各个环节的支持，即在不同运作节点进行信息传播和交流，所以，信息技术对于供应链管理是其顺利开展的必要条件。随着以互联网、计算机为代表的信息技术不断发展，供应链管理获得了更多技术手段支持， 企业之间信息共享水平得到显著提升。[14] 供应链管理主要涉及四个方面的内容(如下图 2-2)：即物资供应(Supply)、生产安排(Schedule Plan)、物流管理(Logistics)、需求分析(Demand)，企业所有生产活动都纳入到其中[15]。其中不仅涉及到实物物资在供应链环节之间的运动和流通，还包括供应商遴选、物资需求、计划制定、计划实施、需求分析、库存控制、用户关系维护、售后服务以及现金流管理等。供应链体系在被构建的过程中，供应链上各种业务单位之间的合作关系也在持续的巩固和发展；这些选取出的业务伙伴有助于把原来对立的竞争关系转换成协同合作的伙伴关系[16]。这种建立在合作共赢基础上的合作关系对供应链上企业间的信息共享程度和水平提出了更高的要求，不仅要求这些企业之间实现销售、库存、需求、物流等信息的交换和利用，而且还得具有较高的利用效率。 

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2.2  供应商管理理论概述

供应商管理，是指对供应商采取监督、指导和约束措施，不断促使其调整经营合作行为，使其经营活动与供应链发展规划保持一致，最大化供应链合作价值，实现供应链企业互利共赢。供应商管理首要目标巩固和加强合作企业之间的业务关系，构建一套功能完善、结构稳定的供应链合作框架，为客户提供优质、高效、稳定的服务。供应商管理同传统采购管理存在较大区别，前者主要通过制定和调整合作战略、供应商评估和管理等来保障供应链正常运转[17]。在下图 2-3 中，我们给出了供应商管理五个基本流程[18]。有效的供应商管理可以给企业带来诸多利益，增强企业的竞争力， 可以提高企业生产信息资源共享效率，帮助企业以最快的时间相应市场需求变化，不断提高企业把握市场变化的能力，同时将库存量降低在最低水平内。同时，加强供应商管理还可以增强企业把握市场需求变化的能力。通过与其他企业信息共享，不断加强供应链企业间的协同合作，节约生产、采购、物流和销售等各环节的时间，不断增强企业的客户相应能力。 

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第三章  X 公司采购管理的现状 ............ 15 

3.1 X 公司简介及主要业务流程 ............ 15 

3.2 X 公司采购管理的组织结构及采购流程 ............ 16 

3.3 X 公司物资采购原则 .... 20 

第四章  X 公司采购管理存在的问题分析 ...... 22 

4.1 调查的目的、内容和方法 ...... 22 

4.2 数据收集过程 ...... 22 

4.3 数据分析 .... 23

4.4 X 公司采购管理问题和原因综合分析 ...... 27 

第五章  X 公司采购管理的改进方法 .... 35 

5.1 X 公司采购部门组织结构改进 ........ 35 

5.2 X 公司物资采购流程改进设计 ........ 37 

5.3 X 公司供应商管理方法改进 ............ 43

5.4   优化 X 公司采购管理需要的保障措施 ............ 54  

 

第五章  X 公司采购管理的改进方法  

 

5.1  X 公司采购部门组织结构改进  

针对公司目前采购部门组织结构存在的问题，为更好的支持公司的战略调整以及采购业务的重新定位，公司采购部门作出以下调整：公司成立采购工作管理小组，公司分管副总担任小组长，从公司层面统筹指导采购工作。另外，实行采购需求、采购执行和决策三权分离得原则，通过实行采购职能的专业化和集中化来保障采购目标予以实现。  具体操作：首先由项目管理部门根据实际的生产情况制定需求计划，然后部门负责人审批通过后，再向采购部门提出采购申请，最后生成采购申请单。采购部门搜集各职能部门采购需求后，清理库存并制定采购工作实施方案，采购管理部门负责人审批后，再上报公司副总审批。最后将采购方案下发到各职能部门，根据各部门反馈意见最后确定采购计划，最后组织实施采购计划。 采购工作小组负责作出最终采购决策，并监督采购计划实施情况。采购工作小组是公司采购业务的最终决策部门。具体职能包括：下达采购目标，优化采购流程，批准采购程序，分析公司采购情况，推动采购管理信息化及数据库建设，与供应商建立战略合作伙伴关系等。采购领导小组组员由各职能部门抽调人员组成，确保采购工作决策科学合理，符合各部门实际情况。调整后的采购部门组织机构图如图 5-1 所示。 

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结论  

 

企业的采购业务是保证其正常生产活动的关键环节，直接关乎企业综合经营效益的好坏，因此采购管理已引起了企业界高度重视。不断优化和提升企业物资采购流程，是增强企业综合竞争力的重要途径和手段。企业物资采购方法、理念、制度、考核以及标准等，都会对企业经营发展产生深远影响。 本文从供应链和采购管理理论出发，结合本人丰富的采购工作经验，在研究大量相关资料的基础上，运用理论联系实际、定性与定量相结合的方法，从分析 X公司采购管理现状作为切入点，详尽剖析了 X 公司目前的采购架构和运作方式。经过长时间的发展运行，X 公司在采购管理方面虽然也积累了丰富的运作经验，同时运作着一套较好的与采购相关的流程和制度。但是总体来看，X 公司的采购管理还是比较粗线条，主观影响多，例如频繁的人为干预；加上系统和部门相互协调的不到位，导致整体效率的下降，以及对顾客响应的速度的滞后。尤其不断上升的产量使得采购管理的压力越来越大。为此，本文并从供应商管理、采购成本、采购质量、流程和信息系统等方面，提出了进一步改进采购管理的建议和相关的保障措施。由于国内其他汽配外贸公司采购业务与 X 公司十分相似，因此本文得到的研究结果同样适用于这些企业。因此，本文研究成果具有普遍适用性和推广价值： 

（1）供应商遴选和评价是供应商管理的重要前提，长期以来，X 公司供应商选择和评价存在一些突出问题，例如“重定性而轻定量”“重表面评价轻质量分析”等，供应商管理水平相对较低。在制定供应商遴选、评价指标体系基础上，结合 X 公司经营实际情况，改进了供应商综合评价指标体系，并在此基础上建立了层次分析模型对供应商进行选择评价，这将有利于促进 X 公司供应商综合管理水平的提高。  

（2）目当前，X 公司采购业务主要精力用于方案制定、方案审核以及业务交接等普通事务上，工作效率较低。建立了采购管理 ERP 系统后，优化了公司采购资源配置水平，强有力的信息化支持大大提升了采购模块的工作效率。 

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参考文献（略）