HY公司销售业务内部控制优化研究

 

1.1  选题背景及意义 

笔者之所以选定这个论题做专项研究，主要出于以下几点考虑： 第一，管理学界对企业内部控制越来越重视。市场经济越成熟、企业竞争越激烈，越要求企业通过提高管理水平提升自我竞争力。“内部控制的目的之一是确保公司遵循相关的制度规定，提供高质量会计信息”。[1]企业内部控制“本质上是一项企业管理活动，它源于企业管理需求”，“是企业生产经营活动正常进行和企业目标顺利实现的基本保障系统”。[2]内部控制有助于规范企业发展及管控风险，实现企业的稳健成长。目前，学界普遍主张把内部控制和企业目标有效对接，把内部控制融进企业管理，实现内部控制的常态化和全员化，并强调风险管理是内部控制的关键所在。 第二，知名企业因内部控制不到位导致灾难性后果的警醒。21 世纪初，美国知名企业安然（Enron）公司及世界通讯（Worldcom）公司在曝出巨额财务造假后申请破产，事件影响深远，震撼全球。为此，美国国会出台了《2002 年公众公司会计改革和投资者保护法》（即《萨班斯—奥克斯利法案》）。2004 年，美国 COSO委员会结合《萨班斯—奥克斯利法案》，公布了《企业风险管理框架》，将企业管理重心转向风险管理。 我国的公司曝出财务报告虚假的情况更是时有发生。2012 年曝光了万福生科财务造假案。2013 年 3 月，紫光古汉承认在 2005 年到 2008 年间连续 4 年业绩造假，涉及金额达 1 亿元以上。[3]南纺股份 2014 年 5 月承认在 2006 年至 2010 年 5年间共虚构了 3.4 亿元利润。[4]  这些企业财务造假的重要原因之一是内部控制存在明显漏洞致使无法及时监控风险并加以管控，给企业及社会都带来了灾难性后果。 

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1.2  研究文献综述 

内部控制于 20 世纪  40 年代在西方国家兴起，但内部控制理论在我国起步比较晚，20 世纪 90 年代初期才开始引入，随后快速受到广泛关注。 境外学术界对内部控制的研究起步早，成果多，较深入。从 20 世纪 40 年代至今，美国学界对内部控制内涵和侧重点的理解经历了制度二分法（40 年代到 70年代）、结构三分法（80 年代）、要素五分法（90 年代）和全面风险管理等发展阶段。英国在 20 世纪 90 年代接连发布了三个与内部控制相关的报告，从 1992 年的卡德伯利报告到 1999 年的特恩布尔指南，象征着学界对内部控制的研究趋于成熟完善。1995 年，加拿大特许会计师协会下属的 COCO 委员会正式发布了内部控制的框架性文件控制指南，该指南对内部控制的定义、要素、作用、参与者及原则做了阐述，形成了一个完整的内部控制理论体系。在我国香港特别行政区，2004年 11 月，联交所发布的公司治理实务准则（2005 年 1 月 1 日起生效）和公司治理报告（2005 年 7 月 1 日起生效）要求，公司要有健全有效的内部控制制度，并且董事会应至少每年一次地复核内部控制制度的有效性。 近些年的国外内部控制研究的重点之一是内部控制实质性缺陷披露。萨班斯法案的颁布强化了上市公司的内部控制责任。Hollis 等(2006)[5]发现上市公司在按照萨班斯法案 404 条款进行披露时存在很多问题。Andrew J.Leone 等(2007) [6]对公司在年报中披露内部控制缺陷的影响因素进行了研究，认为决定公司主动披露财报缺陷的因素是多维度的。Floch, Julie; Olson, Chery L R(2003)[7]则认为，特定环境的改变，包括增加机会和需求、改变个人信念和观点，都会引起很大比例的舞弊行为。Roth, James(2004)[8]认为防止财务欺诈的关键在于对控制环境有意义的评价。Reid, Smith(2000)[9]研究了企业规模这一权变要素对内部控制方法选择所产生的影响。 

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第 2 章 销售业务内部控制的理论分析 

 

2.1  委托代理理论 

委托代理理论重在回答是什么力量从根本上促进和推动着企业内部控制的发展。在现代经济学中，委托代理关系（或称代理关系）被看做是一种契约，在这一契约下，一个或一些人（委托人  Principal）授权另一个人（代理人 Agent）为他们的利益而从事某些活动，其中包括授予代理人某些决策权力。[20]斯蒂格利茨（Stiglitz）认为，委托代理关系描述的是这样一种经营行为，在这里“一个个人（委托人），可以设计一个用来激发另外一个个人（他的代理人或雇员）按委托人的利益而行为的报酬体系（一个契约）。”[21]   委托代理理论是研究企业监督机制和激励机制的主流理论，诞生于 20 世纪30 年代，由美国经济学家伯利和米恩斯提出。伯利和米恩斯研究企业所有者充当经营者所存在的弊端问题，主张所有者与经营者可以分离也应该分离，他们为了更有效地处理所有者和经营者的利益冲突和工作激励问题提出了这一理论。该理论认为，一旦所有者与经营者的角色由不同主体担任，就产生了信息不对称问题。既要避免所有者同时充当经营者带来的弊端，又要防止所有者和经营者利益冲突危及企业发展，就很有必要设计出一种模型来兼顾所有者剩余索取权和经营者决策职能之间的微妙关系，也就是要建构一套约束和激励机制，以更好地保护所有者的收益权和经营权的自主权。所以，委托代理理论实质是“所有者委托经营者代为管理和经营企业”[22]，它建立在企业所有权与经营权分离、所有者与经营者的利益既有一致性也有分歧的现实基础之上，是以市场经济所要求的自愿达成契约并严格遵守和市场行为者之间应该合理怀疑为预设前提的。委托代理理论要解决的核心问题就是怎样在信息不对称的现实环境中既保障所有者利益，又保护经营者利益，怎样防止所有者对企业高成本的监管，又避免经营者以所掌控的有关企业的信息从事损及企业利益的行为。

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2.2  风险管理理论 

作为社会组织，企业的每一项活动都在风险中进行，只是大小形式不同而已。风险其实是一种受多重因素制约的不确定性。销售业务作为企业与外界联系特别紧密的环节，更应该加强风险管理。 风险管理的思想萌芽在我国古代早已有之，老百姓的常用语“晴带雨伞饱带干粮”“防患于未然”都包蕴着质朴的风险管控意识。但风险管理作为一个学术概念提出来，则是由宾夕法尼亚大学所罗门·许布纳（Solomon Schbner）博士在 1930年提出来的。风险管理是一个过程，包括风险识别、评估、应对和控制等环节。近百年来，人们对风险管理的认知更加深入，更加重视，风险管理的方法不断出新。1964 年，威廉姆斯（Williams）在《风险管理与保险》一书中对风险管理做了如是定义：“根据组织的目标或目的以最少费用，通过风险识别、测定、处理及风险控制技术把风险带来的不利影响降低到最低程度的科学管理。”[26]其他学者对风险管理概念的界定只是大同小异。风险管理最初普遍的做法是企业通过购买商业保险转嫁或回避风险，这意味着对那些纯粹负面的可能性被界定为纯粹风险。风险管理最基础的工作是识别风险，最关键的是要对风险可能带来的损失与管控风险的成本收益进行对比，以找出最佳的风控方案。风险管理理论发展到今天，它更强调风险管理的全局性和全程性，注重从整体框架各环节来识别和防控风险，并持续关注风险与机遇转化的可能性和条件。2001 年，施母皮（Shimpi）出版了《整合性公司风险管理》；2003 年，多尔蒂（Doherty）出版了《综合风险管理》，它们就充分阐发了注重整体面风险把控的重要性。 

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第 3 章  销售业务内部控制的现状及其分析 .......... 12 

3.1  销售业务内部控制的基本情况 ....... 12 

3.1.1  销售业务内部控制的基本情况 ........ 12 

3.1.2  销售业务内部控制的主要制度 ........ 13 

3.2  销售业务内部控制存在的问题 ....... 20

3.2.1  销售环节内部控制的主要问题 ........ 20 

3.2.2  收款环节内部控制的主要问题 ........ 22

3.3  销售业务内部控制问题存在的原因 .......... 24 

第 4 章  销售业务内部控制的优化 ..... 25 

4.1  销售业务内部控制优化的关键节点 .......... 25

4.2  销售业务内部控制优化的方法 ....... 28

第 5 章  销售业务内部控制优化的保障条件 .......... 39 

5.1  加强企业文化软实力建设 ..... 39 

5.2  做好人力资源开发利用工作 ........... 40 

5.3  完善信息收集处理机制 ......... 41 

5.4  夯实与优质客户的协作关系 ........... 42 

 

第 5 章 销售业务内部控制优化的保障条件 

 

5.1  加强企业文化软实力建设 

文化是一种力量，是一种软实力，企业也必须加强文化软实力建设。企业文化软实力建设应重点放在讲清企业发展历史，宣传好企业核心精神，介绍好企业基本制度规章，崇尚创新实干的价值。在这当中，必须有意识地向广大干部职工介绍销售业务内部控制是项什么工作、有什么样的作用、基本要求是什么等相关问题，从而减少他们对销售业务内部控制的误解，形成自己在内部控制工作中责任担当的意识，降低非理性销售和坏账呆账形成的概率。 在推进企业文化建设方面，可以在厂区和办公区内悬挂体现企业价值、发展目标、公司精神的标语横幅，在内部报刊和网站上贴出相关内容。除此之外，还必须把内部控制工作的内容加进来，形成自觉按规程办、具有风险意识和员工命运共同体的习惯，不能让企业决策者产生内部控制可有可无、做做样子就够了的错误认识。应多渠道立体地将重视内部控制工作转化为具体行动，比如领导层形成重视销售业务内部控制共识，全天候抓销售业务内部控制工作，不定期开展相关规章制度的知识竞赛，及时收集销售业务内部控制做得好的案例信息，在工作考核和奖惩中把内部控制纳入进来。可以说，只要企业领导重视了销售业务内部控制，员工们形成了参与内部控制工作的习惯，有相应机制来凸显内部控制的重要性，做实工作、增强实效的办法总会找到。 企业文化软实力建设，对民营中小企业而言，看似费钱耗时，作用不能立马显现，但其实对增强企业凝聚力，提高对企业核心价值和精神的认同度，形成以制度管人、崇尚创新和激发创造力是有着不可估量的潜移默化的作用的。做好了企业文化工作，实际上就为销售业务内部控制优化工作提供了肥沃的土壤和丰沛的给养。 

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结  论 

 

内部控制是直接影响企业管理水平的重要内容，但长期以来，无论是理论界还是实务界都没有给予应有的重视，这也成为我国企业管理水平提升的主要障碍之一。民营中小企业是我国经济的中坚力量之一，由于受制于实力、观念和人才等多重因素，内部控制更是长期处于被忽略或放任自流状态。在市场经济体制日趋规范和竞争日益激烈的新时期，民营中小企业要想获得更好发展，就必须在内部控制方面切实抓出成效，尤其是销售业务环节。 销售业务环节包括销售与收款两个阶段。销售业务对中小企业的命运有决定性影响，在整个国民经济下行压力未减、国家银根收紧的情况下，销售方面的竞争更是异常激烈，这势必使销售在民营中小企业整个生存发展中处于重中之重的地位。当然，船小好调头，民营中小企业的销售政策更加显得灵活，但灵活也可能意味着风险失控。为此，民营中小企业必须要高度重视销售业务的内部控制，以便能使企业在风险可控前提下扩大销售，并尽可能加快回款速度并保证企业资金安全。 民营中小企业数量庞大，不宜做笼统的泛泛而谈，非常有必要做典型性样本分析，以解剖麻雀的方式了解全局的状况。本文选择 HY 公司作为研究对象，主要是基于它的典型性。它是民营的、员工规模在 400 人以上的中型工业制造企业，且有着 30 多年的发展历史，还在煤矿用风机行业长期处于领先地位。所以，笔者认为，研究 HY 公司的销售业务内部控制问题具有一定的代表性。 通过调研发现，HY 公司内部控制的基础还算好，这主要体现在其组织架构基本完整、业务流程较为清晰、人员配置还算齐全，但它存在的问题，主要是没有抓好制度的落实。同时，内部控制相关机构的设置不健全，职能不明确，致使责任不清，界限模糊，难以起到制衡监督的作用。 针对这些问题，本文认为在确定具体的优化方案，采取优化措施之前，必须明确销售业务内部控制的责任主体、主要目标和基本原则，认为必须有专门的机构负责内部控制，同时相关部门和人员应全力配合；优化销售业务内部控制要遵守国家法律，从企业实际出发，要坚持成本与效益均衡，要做到相互制约和相互配合。优化销售业务内部控制的目标是销售量能稳中求进，资金使用效率得以提高。优化销售业务内部控制在销售环节，应完善组织结构，切实分离不相容职务，纠正制度执行偏差；在回款环节，应高效解决前期遗留问题，健全制度设计，切实促成各部门的支持和配合。 

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参考文献（略）